用 Gemini Notebook 给团队做一个“新人手册问答助手”：把员工手册、报销制度、产品文档、常见问题放进一个笔记本，自定义回答风格（只用资料回答、找不到就说“请问 HR”、附原文出处），分享给同事，再生成一份新人入职简报和音频概览。
先看清成品
成品是一个分享给团队的笔记本：同事打开后直接提问，回答都带出处。本文环境没有登录 Google 账号，所有界面操作都没有实际执行，步骤按官方帮助中心编写；本文没有代码需要运行。
说明：NotebookLM 已更名为 Gemini Notebook，帮助中心和界面都使用新名字，网址为 notebook.google.com。本文按新界面名称编写。
注意：Gemini Notebook 只在官方支持的国家和地区提供，请在可用地区合规使用，不要绕过地区限制。只上传你有权使用的资料（官方帮助中心也这样提示），不要上传盗版教材或别人的付费课程。生成的内容可能出错，答案要点开引用核对原文。
注意：上传公司文件前确认公司允许使用这类外部 AI 服务。不要上传员工个人信息、工资明细、客户数据。官方升级页面写明，数据不会用于训练 Gemini Notebook，除非你主动提交反馈。
做完之后你会得到什么？
| 成果 | 说明 |
|---|---|
| 手册笔记本 | 制度、产品、FAQ 集中管理 |
| 自定义回答风格 | Configure Chat → Custom |
| 团队分享 | 按邮箱授予查看者或编辑者权限 |
| 入职简报 | 报告类型中的 briefing document |
| 音频概览 | 新人第一天可以先听一遍 |
需要准备哪些环境？
| 项目 | 要求 | 说明 |
|---|---|---|
| Google 账号 | 免费账号或公司 Workspace | 分享时同事也需要 Google 账号 |
| 资料 | Google 文档、PDF、DOCX、网页 | Google 文档来源方便以后更新 |
| 分享相关（官方帮助中心） | 说明 |
|---|---|
| 查看者 | 只读访问来源和笔记 |
| 编辑者 | 可增删来源和笔记，还能继续分享 |
| 个人 Gmail 账号 | 最多分享给 50 人，不能分享给 Google 群组 |
| 仅对话视图链接 | 官方升级页面列为付费用户的高级分享功能 |
第一步：怎样整理资料？
- 新建笔记本“新人手册”。
- 上传资料，每份文件只讲一个主题，例如“报销制度.pdf”“请假流程.docx”。
- 删除过期版本，避免新旧制度打架。
- 加一份你自己写的“常见问题.docx”，把新人最常问的 20 个问题和标准答案写进去。
第二步：怎样设置回答风格？
Chat 面板 → Configure Chat → 选 Custom，填入：
你是公司新人助手。只根据笔记本中的资料回答，使用简体中文，语气友好简洁。
回答时：
1. 先给结论，再列步骤
2. 涉及金额、天数、截止时间时，原样引用制度原文
3. 资料里找不到答案时，回答“手册里没有写，请联系 HR（hr@example.com）”，不要推测
4. 制度之间有冲突时，指出冲突并建议联系 HR 确认
用下面的问题测试：
| 测试问题 | 期望 |
|---|---|
| 打车报销上限是多少？ | 给出制度原文数字和引用 |
| 年假怎么申请？ | 分步骤，带引用 |
| 公司明年会涨薪吗？ | 回答“手册里没有写，请联系 HR” |
第三步：怎样生成入职材料？
在 Studio 面板：
| 输出 | 设置 |
|---|---|
| 入职简报 | Reports → briefing document，导出到 Google 文档 |
| 常见问题 | Reports → FAQ |
| 音频概览 | 格式选 The Brief，语言选中文，提示词：“面向第一天入职的新同事，介绍最重要的五项制度” |
导出后由 HR 审核，再发给新人。
第四步：怎样分享给团队？
- 右上角 Share。
- 输入同事邮箱，权限选 Viewer（新人）或 Editor（HR、维护者）。
- 取消勾选 Allow copies，避免文件被复制到外部。
- 点 Copy link 发给同事。
注意：官方说明“仅对话视图”只是隐藏资料，不会彻底取消查看者对内容的访问权限。真正不能让对方看的文件，就不要放进分享的笔记本。
出问题时该怎么调？
1. 制度更新了
删除旧来源，上传新版本。Google 文档来源可以在来源详情里同步最新内容。
2. 回答引用了过期制度
检查是否还留着旧文件。在常见问题文档里写明“以 2026 年 10 月版为准”。
3. 同事打不开
| 原因 | 解决方法 |
|---|---|
| 没用 Google 账号登录 | 必须登录 |
| 用了群组邮箱 | 个人账号不能分享给群组 |
| 所在地区不支持 | 只能在可用地区使用 |
常见问题怎么处理？
| 现象 | 原因 | 解决方法 |
|---|---|---|
| 同事每天问题次数不够 | 每人每天对话有上限 | 按需升级 |
| 回答编造了制度 | 资料里没有 | 加强风格设置第 3 条，补充 FAQ |
| 想看大家都问什么 | 需要分析功能 | 官方升级页面说明分析功能对所有用户开放，在笔记本里查看 |
| 超过 50 人 | 个人账号上限 | 用公司 Workspace 账号 |
| 离职员工还能看 | 没有收回权限 | 在 Share 里移除 |
项目资源
建议先找两三位老同事试用一周，收集他们问不出答案的问题，补进常见问题文档。
效果稳定后再分享给全体新人，并安排专人每月检查制度文件是否最新。